Ma CRM sur Excel est un outil centré sur la prospection commerciale et la relation client. Vous pouvez saisir et retrouver très rapidement dans le logiciel les informations utiles et nécessaires à ces activités. A chaque contact (prospect ou client) est associée une série d’actions que vous définissez et enregistrez au fur et à mesure de l’avancement de la relation commerciale. Les deux tableaux de bord du logiciel vous permettent de visualiser d’un seul coup d’oeil l’historique des actions d’un contact donné ou l’ensemble des actions à réaliser ou à planifier aux dates désirées.

La vue contacts présente les informations relatives aux prospects et aux clients. Une recherche instantanée par le nom, prénom et société est disponible, ainsi que sur le statut (prospect ou client). C’est depuis cet écran que l’on créé les contacts. Il y a beaucoup de boutons ‘coller’ pour renseigner plus rapidement les données.

A droite de l’écran figurent les actions associées à un contact donné. Une action est définie par sa date, l'affaire associée (qui peut aussi être le produit ou le service vendu) le nom de l’action (appel, courrier, email, rendez-vous…), sa description, l’étape (démarchage, négociations, devis envoyé…). Un flag de pointage (case à cocher) et une zone commentaire est également disponible. On peut également renseigner un montant (par exemple pour chaque vente effectuée).

La vue actions présentent l’ensemble des actions pour tous les contacts. Selon votre préférence, on peut lister les plus récentes en premier ou en dernier. Cela permet de ne pas oublier d’actions à réaliser ou à planifier. Par défaut, un historique d'un mois est affiché.

Une recherche rapide par date, nom, prénom, société, affaire, étape, action, statut (client ou prospect) et flag de pointage est disponible.

En plus de créer, modifier ou supprimer des actions, il est possible de mettre à jour les informations d’un contact depuis cet écran.

La vue messages permet de gérer vos messages de prospection. C'est à partir de cet écran que l'on crée les messages de prospection qui pourront être simplement intégrés aux actions (via le champ message). On peut créer autant de messages que l'on veut. Un tableau de statistiques (voir plus bas) permet de mesurer l'efficacité de vos messages de prospection en terme de retours et de ventes associées.

Il est possible de visualiser sous forme de tableau et de graphiques les montants cumulés et le nombre de ventes par affaire pour une période donnée. Voici l'écran correspondant:

Voici le tableau et les graphiques montrant le bilan annuel (mois par mois) des montants cumulés et du nombre de ventes par affaire:

Voici le tableau et les graphiques montrant le nombre et la répartition des étapes pour une période donnée.

Voici le tableau et les graphiques montrant le nombre et la répartition des contacts par statuts pour une période donnée.

Le tableau suivant affiche pour chaque message de prospection, le nombre de fois qu'il a été envoyé, le nombre de retours qu'il a généré et le nombre de ventes associées. Vous pouvez ainsi mesurer l'efficacité de vos messages de prospection en fonction de l'indicateur qui vous intéresse. L'efficacité, représentée par un nombre d'étoiles compris entre 0 et 5 (ex: *****) est mis à jour manuellement pour chaque message de prospection enregistré. La mise à jour de l'efficacité peut se faire directement dans la feuille Excel (via une liste déroulante) ou depuis le formulaire de gestion des messages (voir plus haut).